En pro de la calidad: auditoría en procesos sustantivos universitarios

Por: Margarita Caballero Pulido; Dayana Lazo Rivas; Julia Ileana Deás Albuerne*

Ponencia presentada en el panel “Perspectivas de la Educación en el mundo. De lo global a lo local”, en el área temática: Educación y Política Educacional.

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Introducción

En la actualidad, las Instituciones de Educación Superior (IES) se enfrentan a un entorno que exige nuevas concepciones y metas, basadas en el mejoramiento continuo. Esto se refleja tanto por los Sistemas de Gestión de la calidad según la ISO 9001:2015, como por el Sistema de Control interno Resolución Nº60/11 de la Contraloría General de la República (CGR). En el caso de las universidades cubanas, es la sociedad la interesada en el desempeño de la institución de educación superior. La gestión de calidad debe considerar la pertinencia de la universidad con el proyecto social en que se enmarca, según Manfugás y Fraga Guerra E, en el 7º Congreso Internacional de Educación Superior. La Habana (Cuba) en el 2010, aspecto que a criterio de las autoras es válido en la experiencia práctica de estas instituciones.

La Universidad de La Habana (UH) se encuentra trabajando en el desarrollo de una gestión integrada de sus sistemas de calidad y control interno con un enfoque por procesos. De esta manera, se trata de lograr que las auditorías internas y acciones de control que se desarrollan en la institución, evalúen la observancia de las disposiciones jurídicas, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos inherentes a la actividad sujeta a revisión, vinculando la eficacia de la norma en relación con los objetivos y metas de la entidad.

El auditor interno, a partir de su desempeño, debe identificar y evaluar el estado del control interno, las medidas de prevención y el fortalecimiento de la disciplina administrativa y económica, partiendo de los procedimientos intrínsecos de la entidad auditada, los que juegan un papel importante en el control de los recursos asignados y en el mejoramiento continuo de su gestión. De ahí la importancia que juegan las auditorías internas en la prevención y en fomentar la integridad, honradez y probidad de los directivos y trabajadores en el uso de los recursos de Estado y otras fuentes de financiamiento relacionados con los procesos sustantivos de manera eficiente y eficaz, determinando las causas y consecuencias que generan los hallazgos detectados y el incumplimiento de las disposiciones legales para la entidad, en relación con los objetivos y metas trazados que puedan implicar daños a la entidad o al Presupuesto del Estado por violaciones en el control interno.

El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como “una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección”. Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles.

La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una universidad a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Su objetivo principal es apoyar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas, incluyendo el seguimiento.

La gestión por procesos constituye una premisa de los modelos de excelencia referenciados mundialmente, y en el caso particular de las universidades permite realizar una gestión universitaria dirigida a los resultados, como expresan los autores Cuesta Sáez de Tejada JD, Hernández Pina F en la Revista Iberoamericana de Educación. 2009. En tanto, la auditoría de calidad es un procedimiento obligatorio para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) según los requisitos de la NC ISO 9001:2015.

Para integrar el sistema de calidad se requiere perfeccionar el Sistema de Control Interno a partir de la armonización y conciliación de este con los requisitos más específicos del Sistema de Gestión de la Calidad, de esta manera se concibe como un sistema único que movilice a ambos.

La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la entidad y de hacer más rápida y efectiva la función del auditor externo. En la actualidad, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente de la evaluación del sistema de control interno. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. Las universidades no escapan de estos enfoques.

En los Centros de Educación Superior existen programas clásicos para efectuar auditorias: Conocimiento del Sujeto a Auditar, Inventarios, Cuentas por Cobrar y pagar, Nómina, Activos Fijos Tangibles, Fondos bibliotecarios, Proyectos internacionales, verificación presupuestaria… Estas temáticas son importantes, pero se hace necesario incorporar la mirada de la auditoria a la gestión por procesos y en particular a procesos sustantivos en la universidad que definen en muchos casos la calidad y transparencia de su gestión.

De ahí que se defina el Problema de investigación: La ausencia de programas para auditar procesos sustantivos universitarios, en aras de erradicar las vulnerabilidades que el quehacer ha ido identificando como riesgo.

El objetivo de este trabajo es ofrecer la metodología a partir de programas de auditorías que permita auditar los procesos sustantivos universitarios y verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad y calidad de la información generada en los diferentes niveles de los procesos y el buen funcionamiento del sistema de control interno.

Desarrollo

En la metodología para el desarrollo de esta investigación se aplica la importancia relativa, técnicas de muestreo estadístico y no estadístico. Se aplica el método de muestreo velando porque las muestras sean representativas en relación con la población total. Se utiliza el diseño de encuestas y cuestionarios específicos de procedimientos de valoración de riesgos inherente y de control. Se emplean las técnicas de recolección de información y de evidencias testimoniales, escritas, oculares y analíticas.

El enfoque de la gestión por procesos se basa en dividir el sistema de tu organización en procesos, conocer y gestionar las relaciones existentes entre ellos y decidir y emprender mejoras individuales para cada uno de los procesos (siendo un proceso la actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados), siempre con objetivo de alcanzar tus metas.

Para enfocar la gestión de la institución a la gestión por procesos, se ha tenido que hacer un esfuerzo de análisis, de estudio a fondo de cómo funciona la organización, qué actividades realiza, qué recursos necesita para realizarlas, qué entradas y qué salidas tiene, y cuáles son los resultados óptimos que quiere alcanzar.

Las organizaciones educativas de enseñanza superior como entes de transformación de conocimientos, necesariamente deben definir sus procesos. Es muy importante desarrollar toda la actividad de control con enfoques a procesos. En función de las características y naturaleza de estos procesos según la institución, se deben agrupar por categorías, tal como se indica a continuación:

• Procesos de dirección o estratégicos: Son aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y, principalmente, para ser ejecutados al largo plazo. Estos se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a factores claves o estratégicos dentro de la institución. Entre ellos se encuentran: Planificación académica, Finanzas y presupuesto, Evaluación institucional, Organización y métodos, entre otros.
• Procesos de gestión de recursos: Son aquellos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos claves de la institución. Corresponden dentro de esta categoría: Recursos humanos (RRHH), Administración.
• Procesos claves u operativos: Son aquellos ligados directamente con la realización del producto y/o la prestación del servicio. Son los procesos de “línea”. Son procesos claves o sustantivos en las organizaciones educativas: Docencia, Investigación y Extensión.
• Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con medición, análisis y mejora. Son procesos de apoyo: Relaciones públicas, Mantenimiento, Comunicación, Desarrollo informático, Biblioteca, entre otros que coadyuven a la ejecución de los procesos citados anteriormente.

En una institución universitaria, el mapa de procesos acorde a los criterios de clasificación antes mencionados podemos verlo en la Figura Nº1, donde se aprecia la interrelación entre cada uno de ellos partiendo de las relaciones de clientes.

Conceptos de auditoria a procesos

La palabra auditoría, según la definición dada por la Real Academia de la Lengua, consiste en la supervisión de las cuentas de una entidad realizada por un auditor. Por tanto, debemos pensar en ella de forma preventiva en la organización a través del control.

La auditoría es un proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen los criterios de la auditoría. Su carácter es sistemático, no aleatorio, metódico, ordenado, las auditorias son una actividad planificada y programada.

La auditoría de gestión de procesos es un tipo especial de evaluación de la calidad, basada en la propia gestión del proceso dirigida a proveer información objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Las auditorías por procesos son utilizadas de manera tradicional por los auditores, tanto internos como externos; usan la norma, punto por punto, para auditar los sistemas de gestión y establecer la eficacia y la eficiencia del sistema en la consecución de los objetivos de la calidad establecidos.

En el caso particular de las Auditorías por procesos a la calidad (normas ISO), sus principales objetivos son: Verificar que el sistema de la calidad está implantado y cumple continuamente con los requisitos especificados, y establecer la eficacia y la eficiencia del sistema en la consecución de los objetivos de la calidad establecidos, en este caso adicionando el cumplimiento de las normativas del Sistema de Control Interno de la entidad, lo cual no crea contradicciones sino contribuye a fortalecer la excelencia en la organización.

Los objetivos particulares de este tipo de auditoría son:

· Determinar la conformidad o no-conformidad del proceso con los requisitos y estándares especificados.

· Evaluar la eficacia del proceso, establecida para el logro de las políticas y el cumplimiento de los objetivos definidos.

· Identificar oportunidades de mejora.

· Satisfacer requisitos regulatorios o legales.

· Evaluar si el proceso puede mantener la continuidad dentro de la organización, según las políticas establecidas.

Hoy en las instituciones de Educación Superior se realizan estas combinaciones en la auditoría de procesos y teniendo en cuenta la calidad.

Por otra parte, Calva Cavaría et al. (2009), Cadavid (2009) y Cuesta de la Saez (2009), entre otros autores señalan que los procesos sustantivos universitarios poseen características que los diferencian de otros procesos de servicios,[1] tales como:

· Son complejos y de quehacer polivalente,

· Ofrecen un servicio a largo plazo a múltiples beneficiarios y deben dar respuesta a las expectativas de las partes interesadas en la gestión universitaria,

· Coexisten estructuras y esquemas de gestión diferenciados,

· Responden a la gestión del conocimiento, entendido desde tres perspectivas: manejo efectivo de la información para incrementar el conocimiento, la gestión de las tecnologías y el incremento del conocimiento de los profesionales que los realizan.

Todo enmarcado en buscar un sistema de gestión de calidad expresado en una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos o procesos para lograr la calidad de los servicios, la satisfacción de sus usuarios y la mejora continua de las actividades de Docencia, Investigación y Extensión (procesos claves en la Educación Superior).

El nivel en que los procesos y resultados de formación, investigación, proyección social y gestión de una universidad, tanto para el interior de la misma como para la sociedad en su conjunto, satisfacen los requisitos de sus principales grupos de interés y logren que la institución alcance el objetivo de la excelencia académica tributa a la calidad universitaria, que debe ser comprobada a partir de la auditoría a los procesos sustantivos.

Estas características se aplican a todos los procesos sustantivos de alguna forma, a todos los patrones de calidad establecidos por la Junta de Acreditación Nacional (JAN) para las universidades cubanas, tanto para los programas de formación (carrera, maestría y doctorado) como para la institución en su conjunto.

Las auditorías que se desarrollan en entidades que usan el enfoque de su gestión basado en procesos, determinan si el trabajo está gestionado eficazmente para alcanzar esos resultados óptimos, y las auditorías deben responder a esa misma lógica.

El auditor buscará determinar si:

1. La organización tiene una idea clara de lo que quiere hacer.
2. Ha identificado los medios para alcanzar los objetivos.
3. Mide el cumplimiento de esos objetivos.
4. Si lo que se logra se ajusta a las necesidades de las partes interesadas.
5. El cumplimiento de las normas del control interno y de los indicadores de calidad.

Según la mayoría de los autores, estas auditorías se inician teniendo en cuenta el mapa de procesos. Partiendo de él se programan las actividades de auditoría. Después, sólo queda realizar la auditoría para ver cómo funciona cada uno de ellos: cómo lo planifican, cómo lo implementan, cómo lo miden y cómo lo mejoran.

Para ejecutar estas auditorías puedes utilizar una lista de chequeo. La verdad es que nosotros, en general, no somos partidarios de las listas de chequeo, pero evidentemente tienen dos cosas buenas:

1. Al tener que desarrollar las preguntas haces un primer análisis de cada uno de los procesos.
2. Te ayuda a registrar las evidencias y hallazgos de la auditoría.

Por último, y para que sirva de apoyo, debemos partir en la ejecución de la auditoria por procesos de diferentes fases para concluir con el informe de auditoría.

Fases de ejecución de la auditoría a procesos sustantivos universitarios

Según la NCA 100 Objetivos y principios generales de la auditoria, en la ejecución de la auditoría intervienen cuatro fases: Planificación, Ejecución, Informe y Seguimiento.

Para comenzar, se desarrollan programas a partir de los procedimientos existentes, que permitan una verificación y evaluación acorde con las normas y procedimientos de trabajo de los procesos sustantivos a auditar. Este programa se discute en los Comité de Prevención de la entidad. Como guía puede servirnos el esquema de la Figura Nº2.

Siguiendo las etapas de la auditoría, en la Planificación se realiza la reunión inicial de trabajo, se constituye y capacita el grupo que realizará está labor; se estudian todos los documentos que conforman el Conocimiento del Sujeto a Auditar:

a) Acta del Comité de Prevención y Control, Consejo universitario y reunión de rectores.

b) Plantilla aprobada y cubierta.

c) Diagrama de flujo de la información.

d) Manual de procedimientos.

e) Plan de seguridad y protección.

f) Resolución de nombramiento de los directivos.

g) Resoluciones que aprueban las firmas autorizadas.

h) Plan de trabajo anual, mensual e individual.

i) Convenio colectivo de trabajo.

j) Reglamento disciplinario.

k) Plan de Prevención de Riesgos.

l) Expediente de acciones de control.

m) Condiciones de privacidad y seguridad de los locales donde se realizan los procesos de ingreso.

n) Manuales de procedimientos.

o) Base de datos estudio.

p) Los Documentos normativos, enviados por el Ministerio de Educación Superior, las propias indicaciones del Rector de la Universidad de la Habana, para asegurar los procesos. En este paso se utilizan herramientas propias de la revisión documental, su análisis y seguimiento.

Aspectos a Verificar

Parten del Programa de auditoría, según el proceso sustantivo que se trate. Un ejemplo aparece en el Anexo1: el Programa de auditoría a los Exámenes de Ingreso a la Educación Superior (EI). Veamos los pasos.

• Validación del sistema SADIES a usar en el proceso de ingreso (Certificación y Seguridad de los datos).
• Carga inicial de datos (Plan de Plazas y Planillas de Solicitudes de los aspirantes).
• Traslado de los EI y organización del proceso de ingreso en los CES.
• Distribución de los EI a las sedes de examen.
• Aplicación de los exámenes de ingreso.
• Traslado de los exámenes de ingreso aplicados en las sedes hacia la CIP.
• Seguridad del proceso de anonimato.
• Calificación de los EI.
• Recalificación de los EI.
• Proceso de mostrar los errores cometidos en los EI a los aspirantes.
• Modelo de otorgamiento de plazas SIES-3.
• Validación de la información (que ha sido modificada después de ser auditada) antes del otorgamiento de carreras.

La segunda etapa de la auditoría es la Ejecución: consiste en la aplicación del Programa de auditoría que se había elaborado para cada proceso sustantivo a auditar con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos, la que permite obtener la evidencia suficiente, competente y relevante.

Para la realización de esta etapa de la auditoría, se presenta in situ el grupo de auditores a los directivos del proceso a auditar, se informa el alcance de la misma, así como se solicita a los auditados la documentación que sostiene el proceso. Esta documentación puede estar impresa o en formato electrónico, además deben aportarse las evidencias que los documentos son sujetos a cambios solo por el personal autorizado. A continuación, se procede a aplicar la guía de auditoria, utilizando técnicas diversas, tales como: la entrevista, el análisis documental y la observación directa, con el fin de detectar los hallazgos en la misma. Debe realizarse al menos un contacto con todo el personal involucrado en el análisis de registros del proceso para facilitar el esclarecimiento de dichos hallazgos. Con posterioridad, se confirman los hallazgos encontrados en el paso anterior y se registran las evidencias comprobadas.

La tercera etapa es el Informe: consiste en la elaboración del informe de los resultados de la auditoría.

En esta fase se realizan actividades como:

a) Elaboración del informe de la auditoría.

b) Notificación del resultado final de la auditoría al sujeto auditado.

c) Emisión del informe de la auditoría, que se discute en el Comité de prevención, Consejos universitarios y una copia al expediente de acciones de control.

La cuarta etapa es el Seguimiento: en esta etapa se hace un seguimiento a la presentación, por el sujeto auditado, del plan de medidas, así como de las medidas disciplinarias propuestas y adoptadas con los responsables directos y colaterales.

En esta fase se realizan actividades como: evaluar y emitir criterios a partir de recibir la propuesta de las medidas disciplinarias a adoptar por el sujeto auditado, dentro de los diez días (10) siguientes a la presentación de estas y revisar el plan de medidas presentado por el sujeto auditado.

Consideraciones generales

Los Programas de auditoría elaborados por el Departamento de Auditoría Interna de la Universidad de La Habana como resultado de su aplicación en tres años, han tenido un efecto satisfactorio. En las auditorías realizadas se efectuaron discusiones parciales, y la final, dándose un conjunto de recomendaciones, las cuales han sido verificadas a través de un seguimiento a lo largo de tres años de su aplicación. Esto ha permitido ir trabajando en los componentes del sistema de Control interno de manera integrada por procesos.

El Programa de auditoría al proceso de los Exámenes de Ingreso a la educación superior en la Universidad de la Habana, fue el comienzo en esta institución de revisiones a los procesos sustantivos y a la gestión documental. Ya se han realizado auditorías al proceso de trámites en la Dirección de Relaciones Internacionales de la Universidad de La Habana y a las Secretarías Docentes de Facultades y Centros, elaborándose igualmente estos dos programas. Con experiencias prácticas, el Programa de auditoría al proceso de los Exámenes de Ingreso a la educación superior en la Universidad de la Habana, se mantiene con un seguimiento que ha permitido desde hace dos años hacer visible en la página Web de la institución los resultados con total trasparencia.

Conclusiones

1. En la actualidad las Instituciones de Educación Superior (IES) se enfrentan a un entorno que exige nuevas concepciones y metas, basadas en el mejoramiento continuo reflejado tanto por los Sistemas de Gestión de la calidad, como el Sistema de Control interno.

2. La Universidad de La Habana (UH) se encuentra trabajando en desarrollar una gestión integrada de sus sistemas de calidad y control interno con un enfoque por procesos. De esta manera se trata de lograr que las auditorías internas y acciones de control que se desarrollan en la UH, evalúen la observancia de las disposiciones jurídicas, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos inherentes a la actividad sujeta a revisión, vinculando la eficacia de la norma en relación con los objetivos y metas de la entidad.

3. La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una universidad a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Su objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas, incluyendo el seguimiento.

4. Los Programas de auditoría elaborados por el Departamento de Auditoría Interna de la Universidad de La Habana han tenido un efecto satisfactorio en tres años de aplicación. En las auditorías realizadas se efectuaron discusiones parciales, y la final, dándose un conjunto de recomendaciones, las cuales han sido verificadas a través de un seguimiento. Esto ha permitido ir trabajando en los componentes del sistema de Control interno de manera integrada por procesos.

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Notas

[1] Ebir González-Cruz, Gilberto Hernández-Pérez, Margarita de Jesús Fernández-Clúa, Sergio Félix Padrón-Soroa. En Auditoría de gestión de procesos sustantivos universitarios. Universidad Central Marta Abreu de Las Villas. Villa Clara, Cuba.

*Margarita Caballero Pulido / Asesora del Rector; Dayana Lazo Rivas / Directora del Departamento de Auditoría; y Julia Ileana Deás Albuerne / Vicerrectora Económica de la Universidad de La Habana.